Personvernerklæring

KontorKlar behandler opplysninger om andre til daglig, og tar derfor personvern på alvor også på egne vegne. Denne nettsiden bruker ingen informasjonskapsler, ingen besøksstatistikk og ingen sporingsverktøy. De eneste personopplysningene som behandles her, er de du selv sender inn – gjennom kontaktskjemaet, på e-post eller på telefon, og de behandles på norske servere. Nedenfor står det i klartekst hva som skjer med dem.

1. Hvem er ansvarlig?
2. Hvilke opplysninger som behandles
3. Formål og behandlingsgrunnlag
4. Opplysninger i oppdrag – taushetsplikt og databehandleravtale
5. Hvem opplysningene deles med
6. Skrifttyper fra Google
7. Informasjonskapsler og sporing
8. Hvor lenge opplysningene lagres
9. Sikkerhet
10. Rettighetene dine
11. Klage til Datatilsynet
12. Endringer i erklæringen

1. Hvem er ansvarlig?

KontorKlar drives av enkeltpersonforetaket KontorKlar Øiesvold, som er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn via denne nettsiden.

KontorKlar er ikke pålagt å ha personvernombud. Alle spørsmål om personvern går derfor direkte til adressen over, og besvares så raskt som mulig.

2. Hvilke opplysninger som behandles

Kontaktskjemaet

Når du sender en melding gjennom skjemaet på forsiden, registreres:

• Navn (obligatorisk)
• E-postadresse (obligatorisk)
• Telefonnummer (valgfritt)
• Hva henvendelsen gjelder – kontorhjelp, brev eller skjema fra det offentlige, administrativ støtte eller prosjektstøtte, lederstøtte, eller at du er usikker
• Meldingen din (obligatorisk)

Du bestemmer selv hva du skriver i meldingsfeltet. Du bes om ikke å oppgi sensitive opplysninger – for eksempel helseopplysninger – eller fødselsnummer og kontonummer i skjemaet. Gjelder henvendelsen en sak med slike opplysninger, hold meldingen kort og generell. Blir det aktuelt med et oppdrag, avtales en tryggere måte å utveksle dokumentene på.

Skjemaet inneholder også et skjult felt som kun brukes til å stoppe automatisert søppelpost. Det fylles ikke ut av mennesker, og inneholder ingen opplysninger om deg.

E-post og telefon

Tar du kontakt direkte på e-post eller telefon, behandles de opplysningene du selv oppgir i henvendelsen, på samme måte som over.

Webserverlogg

Webhotellet fører en teknisk logg over trafikk til nettstedet, blant annet IP-adresse, tidspunkt og hvilken side som ble hentet. Dette er nødvendig for drift og sikkerhet, og loggene brukes ikke til å følge enkeltbesøkende.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysningene brukes utelukkende til å besvare henvendelsen din, gi et tilbud og eventuelt inngå og gjennomføre en avtale. De brukes aldri til markedsføring, og selges eller utleveres ikke til andre for slike formål.

• Før avtale: behandlingen skjer for å kunne svare deg og gjøre tiltak på din anmodning før en eventuell avtale inngås – personvern­forordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
• Under oppdrag: behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg – artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
• Drift og sikkerhet av nettstedet: berettiget interesse i at nettsiden fungerer og ikke misbrukes – artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
• Regnskap: rettslig forpliktelse etter bokføringsloven – artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

4. Opplysninger i oppdrag – taushetsplikt og databehandleravtale

Dette punktet gjelder ikke nettsiden, men selve tjenesten – og er verdt å lese hvis du vurderer å bruke KontorKlar.

I et oppdrag vil KontorKlar ofte få tilgang til opplysninger som tilhører deg eller virksomheten din: kundelister, bilag, korrespondanse, avtaler og dokumenter i saker mot det offentlige. Om disse opplysningene gjelder følgende:

• Taushetsplikt. Alt KontorKlar får kjennskap til gjennom et oppdrag behandles fortrolig, både under og etter oppdraget.
• Administrativ bistand, ikke juridisk rådgivning. KontorKlar bistår med utfylling, formulering og administrativ oppfølging. Krever saken juridisk eller annen spesialistkompetanse, henvises du videre til riktig fagperson.
• Du er behandlingsansvarlig. For opplysninger som tilhører virksomheten din, er det du som er behandlingsansvarlig. KontorKlar opptrer som databehandler på dine vegne.
• Databehandleravtale. Innebærer oppdraget behandling av personopplysninger på dine vegne, inngås en egen databehandleravtale før arbeidet starter, slik personvernforordningen artikkel 28 krever.
• Kun det som trengs. KontorKlar ber om tilgang til det som er nødvendig for å utføre oppdraget – ikke mer – og tilganger avvikles når oppdraget er avsluttet.

5. Hvem opplysningene deles med

Opplysningene dine selges ikke, og deles ikke med andre enn de leverandørene som er nødvendige for å drive nettsiden og svare deg:

• Webhotell og e-postleverandør – Domene AS lagrer nettstedet og e-posten på servere i Oslo. Kontaktskjemaet behandles av et skript på dette webhotellet, og sendes ikke gjennom noen ekstern skjematjeneste. Opplysningene du sender inn forlater dermed ikke Norge.
• Google Fonts – se punkt 6.
• Regnskapsfører og offentlige myndigheter – der bokføringsloven eller annen lovgivning krever det.

Krever en sak juridisk eller annen spesialistkompetanse, kan KontorKlar hjelpe deg videre til riktig fagperson. Opplysninger om saken din deles bare med en slik tredjepart når du selv har bedt om det eller sagt ja til det.

6. Skrifttyper fra Google

Nettsiden henter skrifttyper fra Google Fonts. Når siden lastes, sender nettleseren din en forespørsel til Googles servere, og IP-adressen din blir synlig for Google i den forbindelse. Det settes ingen informasjonskapsler gjennom denne forespørselen. Ønsker du å unngå det helt, kan skrifttypene legges lokalt på serveren – ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål om dette.

7. Informasjonskapsler og sporing

Denne nettsiden bruker ingen informasjonskapsler, ingen analyseverktøy og ingen sporingspiksler fra sosiale medier. Derfor finnes det heller ingen samtykkebanner – det er ingenting å samtykke til.

8. Hvor lenge opplysningene lagres

• Henvendelser som ikke fører til oppdrag: slettes normalt innen tolv måneder.
• Henvendelser som fører til oppdrag: lagres så lenge kundeforholdet varer, og deretter så lenge det er nødvendig av hensyn til dokumentasjon og eventuelle innsigelser.
• Bilag og regnskapsmateriale: lagres i fem år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven krever.
• Dokumenter mottatt i et oppdrag: returneres eller slettes når oppdraget er avsluttet, slik det er avtalt i databehandleravtalen.
• Serverlogger: slettes etter webhotellets rutiner, normalt i løpet av noen uker.

9. Sikkerhet

Nettsiden leveres over kryptert forbindelse (HTTPS). E-post og dokumenter oppbevares på passordbeskyttede kontoer med tofaktorautentisering der det er mulig. Utstyr som brukes i oppdrag er låst med passord og kryptert lagring. Tilganger til kundens systemer avvikles når oppdraget er avsluttet.

10. Rettighetene dine

Du har rett til å:

• få vite hvilke opplysninger som er registrert om deg, og få kopi av dem
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• få slettet opplysninger som ikke lenger er nødvendige
• be om at behandlingen begrenses
• protestere mot behandling som skjer på grunnlag av berettiget interesse
• få utlevert opplysningene du har gitt, i et maskinlesbart format

Send en e-post til trude@kontorklar.no for å bruke rettighetene dine. Henvendelsen besvares uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned. Er noen av opplysningene knyttet til et oppdrag der en annen virksomhet er behandlingsansvarlig, blir du henvist videre dit.

11. Klage til Datatilsynet

Mener du at opplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Ta gjerne kontakt her først, så forsøker vi å løse det. Du finner kontaktinformasjon og klageskjema på datatilsynet.no (åpnes i ny fane).

12. Endringer i erklæringen

Denne erklæringen kan bli oppdatert dersom tjenestene eller regelverket endrer seg. Datoen øverst viser når den sist ble endret. Ved vesentlige endringer varsles kunder med et løpende oppdrag direkte.

Tilbake til forsiden